NF-1126 Varsel om endring i selskapets håndbokssystem

All changes not requiring prior approval shall be managed and notified to the competent authority as defined in the procedure approved by the competent authority in accordance with ARO.GEN.310(c).

Slik(e) endring(er) vil normalt medføre endringer i tekst i en eller flere håndbøker i dokumentasjonssystemet. For å bidra til å sikre at endringer skjer innenfor gjeldende regelverk og for å forenkle og standardisere varselet, har Luftfartstilsynet utarbeidet et tilpasset skjema.

Skjemaet kan benyttes for å varsle om alle endringer som ikke krever forhåndsgodkjenning. Selskapet kan varsle om slike endringer på annen måte dersom dette er avtalt med og godkjent av selskapets inspektør.

Bruk av dette skjemaet forutsetter at selskapet har beskrevet og fått godkjent prosedyre for selv å håndtere slike endringer (ORO.GEN.130(c)).

Det må sendes separat skjema for hver håndbok.

Skjemaet kan benyttes til å varsle om:

1. Endring(er) som ikke krever separat godkjenning (ORO.MLR.100(g)(1) jf. ORO.GEN.130(c)),
2. Endringer i forhold som skal meldes til LT ("inform" eller "notify" eks. ORO.FC.230(b)(5) og ORO.GEN.120(c)).
3. Endringer av redaksjonell karakter, men som ikke endrer realitetene i innholdet, også i forhold som ellers krever forhåndsgodkjenning.
4. Publisering av forhold der selskapet tidligere har mottatt godkjenning fra Luftfartstilsynet etter behandling av separat søknad (ORO.GEN.130(b)).

Fullstendig utfylt skjema, med ny håndboktekst og eventuelle andre vedlegg skal være Luftfartstilsynet i hende senest 1 uke før planlagt publiseringsdato. Med dette varselet kan det ligge offisiell versjon av håndboken etter endringen, nøyaktig slik den vil bli publisert. Det er da ikke nødvendig å sende håndboken inn på nytt etter publisering, forutsatt at det ikke blir gjort endringer.

Luftfartstilsynet gjennomgår alle innsendte håndbokrevisjoner (ARO.GEN.330(c)) for å bekrefte at endringene skjer innenfor rammen av aktuelt regelverk. I praksis gjøres det ved å gjennomgå de varslede endringene på stikkprøvebasis. LT vil bekrefte mottak av endret håndbok som svar på varselet. Svaret vil inkludere eventuelle kommentarer og pålegg dersom LT finner at teksten etter endringen ikke er i samsvar med regelverket. Dersom LT ikke gir beskjed om annet innen den oppgitte publiseringsdatoen, kan endringen publiseres som planlagt uavhengig om formelt svar fra LT er mottatt eller ei.

Selskapets er selv ansvarlig for å sikre at håndbøker, inkluder alle endringer, til enhver tid er i samsvar med gjeldende regelverk (se "erklæring" i skjemaet).

Saksbehandling av Varsel om endring i selskapets håndboksystem utløser ikke gebyr.

Vi minner om at LT til enhver tid skal ha i hende offisiell, oppdatert versjon av hele selskapets påkrevde håndboksystem (MSM, OM, GOM, etc.) identisk med det som benyttes i selskapet. Dette gjelder fullt ut også om selskapet gjennomfører endringer ved å benytte et system med separate, midlertidige endringer til håndboksystemet.

Kommentarer til både skjemaet eller veiledningsteksten setter vi pris på om du sender til postmottak@caa.no og merke e-posten med FFO og skjemanummer.